PRE-BOARDING

Pre-boarding is het proces dat plaatsvindt tussen het moment dat een kandidaat een aanbod accepteert en zijn of haar eerste werkdag. Het doel van pre-boarding is om de nieuwe medewerker zich welkom te laten voelen, hen voor te bereiden op hun nieuwe rol en de overgang naar de organisatie zo soepel mogelijk te maken. Pre-boarding kan een belangrijke rol spelen in het versterken van de betrokkenheid en motivatie van nieuwe medewerkers nog voordat ze officieel beginnen.

Belangrijke Elementen van Pre-boarding

1. Communicatie:
   • Regelmatige en duidelijke communicatie met de nieuwe medewerker om hen op de hoogte te houden van wat ze kunnen verwachten.
   • Dit kan bestaan uit e-mails, telefoongesprekken, of toegang tot een pre-boarding portal met alle benodigde informatie.
     
2. Administratieve Voorbereidingen:
   • Afronding van papierwerk zoals contracten, belastingformulieren, en andere noodzakelijke documenten.
   • Verzorgen van toegang tot bedrijfssystemen en -tools die de medewerker vanaf de eerste dag nodig heeft.
     
3. Informatie en Documentatie:
   • Verstrekken van informatie over de bedrijfscultuur, kernwaarden, en missie van de organisatie.
   • Toegang geven tot personeelshandboeken, beleidsdocumenten en andere relevante materialen.
     
4. Teamintroductie:
   • Voorstellen van de nieuwe medewerker aan hun toekomstige teamleden en directe leidinggevenden, vaak via e-mail of virtuele ontmoetingen.
   • Het plannen van een kennismakingsbijeenkomst of lunch op de eerste werkdag om de sociale integratie te bevorderen.
     
5. Mentor of Buddy Toewijzing:
   • Het toewijzen van een mentor of buddy die de nieuwe medewerker kan ondersteunen tijdens de eerste weken in de organisatie.
   • De mentor kan helpen met vragen, begeleiding bieden, en als contactpersoon fungeren voor de nieuwe medewerker.
     
6. Voorbereiding van de Werkplek:
   • Zorg ervoor dat de werkplek van de nieuwe medewerker klaar is, inclusief de benodigde apparatuur, kantoorbenodigdheden, en toegangspassen.
   • Voor remote medewerkers kan dit betekenen dat de benodigde technologie tijdig wordt verzonden.
     
7. Welkomstpakket:
   • Een welkomstpakket sturen met bedrijfsartikelen, zoals een mok met het bedrijfslogo, notitieboekjes, of andere geschenken om de nieuwe medewerker zich welkom te laten voelen.
     

Voordelen van Pre-boarding

• Verhoogde Betrokkenheid: Door tijd en moeite te investeren in pre-boarding, voelen nieuwe medewerkers zich meer betrokken en welkom bij de organisatie.
  
• Minder Stress en Onzekerheid: Pre-boarding helpt bij het verminderen van stress en onzekerheid door nieuwe medewerkers goed voor te bereiden op wat hen te wachten staat.
  
• Snellere Integratie: Een effectief pre-boarding proces kan de integratie en productiviteit van nieuwe medewerkers versnellen doordat ze goed voorbereid zijn.
  
• Verlaging van Nieuwe Medewerkersverloop: Een positieve startervaring kan helpen om het verloop van nieuwe medewerkers te verminderen, doordat ze zich vanaf het begin gewaardeerd en ondersteund voelen.
  

Strategieën voor Effectieve Pre-boarding

1. Personaliseer de Ervaring:
   • Stem het pre-boarding proces af op de behoeften van elke nieuwe medewerker, rekening houdend met hun specifieke rol en persoonlijke voorkeuren.
     
2. Gebruik Technologie:
   • Maak gebruik van digitale tools zoals onboarding platforms en mobiele apps om informatie en documenten gemakkelijk toegankelijk te maken.
     
3. Houd de Communicatie Open:
   • Moedig de nieuwe medewerker aan om vragen te stellen en feedback te geven over hun pre-boarding ervaring.
     
4. Betrek het Team:
   • Zorg ervoor dat teamleden betrokken zijn bij het pre-boarding proces om een gevoel van gemeenschap en ondersteuning te creëren.
     
5. Bied Een Holistische Kijk:
   • Geef een overzicht van de lange termijn mogelijkheden binnen de organisatie om nieuwe medewerkers te inspireren en te motiveren.
     

Conclusie

Pre-boarding is een cruciaal onderdeel van het wervingsproces dat helpt om de overgang voor nieuwe medewerkers te vergemakkelijken en hun betrokkenheid en motivatie vanaf het begin te vergroten. Door een gestructureerd en persoonlijk pre-boarding programma aan te bieden, kunnen organisaties de kans op een succesvolle integratie en lange termijn succes voor hun nieuwe medewerkers aanzienlijk vergroten.